Jednym z najważniejszych zadań, przed którym stają jednostki samorządu terytorialnego (JST) o tej porze roku, jest planowanie budżetu na kolejny rok. Budżet …
Jednym z najważniejszych zadań, przed którym stają jednostki samorządu terytorialnego (JST) o tej porze roku, jest planowanie budżetu na kolejny rok. Budżet na 2025 rok to nie tylko dokument, który określa, jakie będą dochody i wydatki gminy, ale także narzędzie, które pozwala na skuteczne zarządzanie środkami publicznymi i realizację długofalowej strategii rozwoju gminy. Aby ten proces przebiegł pomyślnie, kluczowe jest nie tylko skrupulatne planowanie, ale także zapewnienie stałej kontroli nad wydatkami oraz bieżąca analiza wykonania budżetu.
W praktyce, wielu włodarzy – wójtów czy burmistrzów – obejmujących swoje stanowiska po poprzednikach, napotyka na poważne wyzwania związane z brakiem ustalonych zasad planowania budżetowego. Co gorsza, wiele jednostek organizacyjnych, takich jak szkoły, instytucje kultury czy ośrodki pomocy społecznej, nigdy wcześniej nie otrzymywało szczegółowych wytycznych dotyczących tego, jak powinny planować swoje wydatki i dochody. Brak ustalonych reguł rodzi poważne ryzyko niekontrolowanego wydatkowania środków publicznych oraz prowadzi do problemów z realizacją przepisów ustawy o finansach publicznych. W szczególności chodzi o art. 44 tej ustawy, który nakłada obowiązek dokonywania wydatków w sposób celowy, oszczędny i gospodarny.
Brak planowania to ryzyko chaosu finansowego.
Bez odpowiednich procedur budżetowych, JST narażone są na chaotyczne zarządzanie finansami. W sytuacji, gdy jednostki organizacyjne działają bez jasno określonych zasad, ryzyko niekontrolowanego wydatkowania staje się realne. Gmina, która nie posiada procedur i nie prowadzi regularnych audytów wewnętrznych dotyczących planowania budżetowego, może nie zauważyć, że środki są przeznaczane na cele, które nie przynoszą realnych korzyści społeczności lokalnej.
W efekcie brak planowania prowadzi do sytuacji, w której jednostki organizacyjne już po kilku miesiącach od rozpoczęcia roku budżetowego zaczynają składać wnioski o zwiększenie budżetu. Często dzieje się tak, gdy budżet jednostki jest nierealistyczny lub gdy brak jest regularnej kontroli i nadzoru nad realizacją planów finansowych
Regularne audyty bezwzględnie konieczne.
Jednym z najważniejszych narzędzi, które mogą pomóc JST utrzymać pełną kontrolę nad wydatkami, są regularne audyty w obszarze planowania budżetowego. Przeprowadzanie takich audytów pozwala na bieżąco monitorować, czy założenia budżetowe są realizowane zgodnie z planem, a także czy jednostki organizacyjne przestrzegają wytycznych w zakresie zarządzania środkami publicznymi. Audyty te mogą również pomóc w wykryciu problemów na wczesnym etapie – na przykład w sytuacjach, gdy dochodzi do nieefektywnego wydatkowania środków lub gdy pojawiają się nieoczekiwane koszty, które nie były wcześniej zaplanowane.
Kluczowe zasady efektywnego planowania budżetu w JST.
Aby zapewnić stabilność finansową JST i uniknąć problemów z wydatkowaniem środków publicznych, konieczne jest wdrożenie kilku kluczowych zasad, które powinny być przestrzegane na każdym etapie procesu planowania budżetowego.
Poniżej najważniejsze aspekty, które każda JST powinna uwzględnić, aby zapewnić skuteczne zarządzanie finansami:
- Planowanie dochodów i wydatków – Każda jednostka organizacyjna JST, od szkół po instytucje kultury, powinna działać w oparciu o szczegółowe wytyczne budżetowe. Dochody, takie jak podatki, opłaty lokalne czy dotacje, muszą być prognozowane na podstawie rzetelnych danych i uwzględniać realistyczne założenia. Z kolei wydatki powinny być planowane zgodnie z potrzebami i możliwościami gminy. Wszelkie zwiększenia wydatków muszą być uzasadnione i odpowiednio zaplanowane, aby uniknąć konieczności korygowania budżetu już po kilku miesiącach od rozpoczęcia roku budżetowego.
- Kontrola nad inwestycjami i wydatkami majątkowymi – Inwestycje gminne, takie jak budowa nowych obiektów czy modernizacja infrastruktury, muszą być szczegółowo planowane i monitorowane. Gmina powinna posiadać pełną dokumentację dotyczącą kosztorysów, harmonogramów i planów realizacji inwestycji, a także regularnie sprawdzać, czy projekty są realizowane zgodnie z założeniami. Brak kontroli nad inwestycjami może prowadzić do nadmiernego zadłużenia gminy oraz nieefektywnego wykorzystania środków.
- Audyt i bieżąca analiza wykonania budżetu – Regularne audyty w obszarze planowania i realizacji budżetu są niezbędne, aby zapewnić, że wszystkie jednostki organizacyjne działają zgodnie z wytycznymi i przepisami. Audyty pozwalają na bieżąco oceniać, czy jednostki przestrzegają założeń budżetowych, a także monitorować, które z nich potrzebują dodatkowego wsparcia lub środków. Weryfikacja planów finansowych już po kilku miesiącach od rozpoczęcia roku budżetowego może zapobiec niekontrolowanym wydatkom oraz umożliwić lepsze zarządzanie zasobami gminy.
- Rezerwy budżetowe – Gmina powinna tworzyć rezerwy budżetowe na nieprzewidziane wydatki, takie jak sytuacje kryzysowe czy awarie infrastruktury. Rezerwa ogólna, wynosząca do 1% wydatków, pozwala na elastyczne zarządzanie finansami, a rezerwy celowe umożliwiają gminie realizację zaplanowanych zadań, które mogą wymagać dodatkowych środków w trakcie roku budżetowego.
- Wieloletnia Prognoza Finansowa (WPF) – Planowanie budżetu w JST nie może ograniczać się jedynie do jednego roku. Kluczowe jest tworzenie Wieloletniej Prognozy Finansowej, która pozwala gminie prognozować dochody i wydatki na kolejne lata oraz zapewnia lepsze zarządzanie długoterminowymi inwestycjami. WPF umożliwia także uniknięcie sytuacji, w której gmina nadmiernie się zadłuża lub realizuje projekty, których nie jest w stanie sfinansować w dłuższym okresie.
- Zasady pierwszeństwa przy realizacji zadań – W przypadku ograniczonych środków finansowych gmina powinna priorytetyzować zadania, które są najważniejsze z punktu widzenia mieszkańców. Należy w pierwszej kolejności realizować zadania obowiązkowe, takie jak utrzymanie infrastruktury czy obsługa podstawowych potrzeb społecznych. Kluczowe jest również skupienie się na projektach, które szybko przyniosą oszczędności lub zwiększą dochody gminy w przyszłości.
Planowanie i nadzór nad budżetem jako fundament zarządzania JST.
Prawidłowe planowanie budżetu i regularna kontrola wydatków to fundament stabilności finansowej JST. W praktyce, bez odpowiednich wytycznych, bieżącej analizy oraz regularnych audytów, JST narażają się na ryzyko braku kontroli nad wydatkami i chaotyczne zarządzanie zasobami publicznymi. To właśnie audyty w obszarze planowania oraz bieżąca weryfikacja wykonania budżetu pozwalają na utrzymanie pełnej kontroli nad środkami finansowymi i zapobiegają sytuacjom, w których jednostki organizacyjne oczekują zwiększenia budżetu już po kilku miesiącach od jego uchwalenia.
Każdy wójt czy burmistrz, który obejmuje stanowisko, musi zmierzyć się z koniecznością wprowadzenia uporządkowanych zasad zarządzania finansami gminy. W wielu przypadkach nowi włodarze napotykają na sytuację, w której nie ma wypracowanych procedur budżetowych, a jednostki organizacyjne działają bez kontroli i nadzoru. Wprowadzenie jasnych wytycznych dotyczących planowania budżetu, regularnych audytów oraz bieżącej analizy realizacji zadań pozwoli uniknąć ryzyka niekontrolowanego wydatkowania środków oraz zagwarantuje zgodność z przepisami prawa, w tym art. 44 ustawy o finansach publicznych.
Wnioski
Planowanie budżetu w JST to proces, który wymaga nie tylko dokładności, ale także skutecznej koordynacji i kontroli oraz konsekwencji we wdrażaniu nowych zasad. Brak odpowiednich zasad planowania oraz bieżącej analizy wykonania budżetu może prowadzić do chaosu finansowego oraz niekontrolowanego wydatkowania środków publicznych. Wprowadzenie regularnych audytów w obszarze planowania budżetowego, bieżąca weryfikacja wydatków oraz tworzenie realistycznych planów finansowych pozwoli JST na skuteczne zarządzanie finansami i uniknięcie problemów wynikających z nadmiernego zadłużenia czy nieefektywnego wydatkowania środków.
Włodarze gmin muszą pamiętać, że budżet to nie tylko plan finansowy, ale także narzędzie do realizacji długofalowej strategii rozwoju.
Jeśli macie Państwo jakieś dodatkowe pytania w tym temacie, zapraszamy do kontaktu.
AUDYT OTWARCIA CZY AUDYT RYZYKA NADUŻYĆ?
W świecie finansów publicznych w Polsce, obserwujemy obecnie intensywny rozwój działań mających na celu weryfikację poprawności wydatkowania środków publicznych. W ramach tych …
AUDYT ŚLEDCZY – CZY JEST SPOSOBEM NA ZARZĄDZANIE RYZYKIEM NADUŻYCIA W ORGANIZACJI?
Ryzyko nadużycia staje się coraz bardziej realnym zagrożeniem zarówno dla polskich przedsiębiorców, jak i instytucji publicznych, gdzie publiczne środki stają się atrakcyjnym …
E-DISCOVERY – SPOSÓB NA SZYBKIE I SKUTECZNE WYKRYCIE NADUŻYCIA CZY KRADZIEŻY W FIRMIE
Zarządzanie przedsiębiorstwem (firmą) w dobie dynamicznie rozwijającej się cyfryzacji stanowi coraz większe wyzwanie. Większość informacji powstaje w formie elektronicznej, a „papier” staje …
Dziś w ramach serii porad dla samorządów, chcieliśmy poruszyć temat zakresu zadań, które gminy przydzielają do realizacji instytucjom kultury. Czy tematy kultury …
JAK UDZIELAĆ I ROZLICZAĆ DOTACJE PODMIOTOWE DLA INSTYTUCJI KULTURY?
W naszej praktyce zawodowej w pracy z gminami często spotykamy się z problemami dotyczącymi właściwego przekazywania i rozliczania dotacji podmiotowych przeznaczonych dla …
OSZUSTWO NA PACZKĘ – CZYLI JAK UCHRONIĆ FIRMĘ PRZED CYBEROSZUSTAMI
Każdy z nas na pewno chociaż raz dostał maila, który nie wzbudzał podejrzeń i dopiero po sprawdzeniu adresu, z którego został wysłany, …
CZYM JEST ZASADA CZYSTEGO EKRANU ORAZ BIURKA I JAK SIĘ DO NIEJ STOSOWAĆ?
Ostatnio dużo słyszymy o zasadzie czystego ekranu oraz biurka ale w jaki sposób mamy je stosować? Zapewne dobrze wiecie, że nie chodzi …
BEZPIECZNE HASŁO
Czy kiedykolwiek zadawałeś sobie pytania:Czy moje hasło jest bezpieczne? Czy odpowiednio je przechowuję? Co się stanie gdy, ktoś złamie moje hasło?W dobie …
DRUKARKI POD KONTROLĄ
Do zadań każdego przedsiębiorcy należy zagwarantowanie najwyższego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych oraz tajemnicy przedsiębiorstwa. Podczas audytów mamy okazję sprawdzić w jaki sposób …