W świecie finansów publicznych w Polsce, obserwujemy obecnie intensywny rozwój działań mających na celu weryfikację poprawności wydatkowania środków publicznych. W ramach tych …
Ryzyko nadużycia staje się coraz bardziej realnym zagrożeniem zarówno dla polskich przedsiębiorców, jak i instytucji publicznych, gdzie publiczne środki stają się atrakcyjnym celem dla nieuczciwych jednostek.
Organizacja, która może być stabilnym podmiotem na rynku, nagle zaczyna doświadczać pogorszenia sytuacji finansowej, czasem nawet bez wyraźnej przyczyny. Niekiedy takie spadki nie są widoczne, ale zaczynają się pojawiać dziwne i niewyjaśnione sytuacje w organizacji.
Przykładem może być wykrycie zaległości w płatnościach zobowiązań publiczno-prawnych w dłuższym okresie czasu, pomimo braku problemów z płynnością finansową. To moment, w którym ryzyko nadużycia staje się realnym problemem, a nie tylko abstrakcyjnym zagrożeniem. Wtedy przychodzi z pomocą audyt śledczy.
Zjawisko nadużyć w polskich firmach
Badania przeprowadzone przez PwC oraz zgromadzone w raporcie “PwC Global Economic Crime Survey 2020” nie pozostawiają polskim przedsiębiorcom wiele powodów do optymizmu. Wynika z nich, że zjawisko korupcji i łapownictwa w polskich przedsiębiorstwach jest znacznie powszechniejsze niż na świecie.
W Polsce aż 54% firm, które doświadczyły nadużyć, przyznało, że były dotknięte zjawiskiem korupcji, w porównaniu do 17% w badaniu z 2018 roku. To znacznie więcej niż w firmach na całym świecie, gdzie odsetek wynosi 30%.
Drugą kategorią przestępstw są nadużycia księgowe, które dotknęły 49% polskich przedsiębiorstw, w których wystąpiły nadużycia.
Na świecie najczęstszym przestępstwem gospodarczym, według odpowiedzi respondentów, są nadużycia popełniane przez klientów. Ogólnie przestępstwa gospodarcze dotknęły 46% przedsiębiorców w Polsce w porównaniu do 50% deklarowanych w badaniu sprzed 2 lat.
Skutki nadużyć
W wyniku wykrytych oszustw i nieprawidłowości, 61% firm w Polsce w ciągu ostatnich 24 miesięcy straciło ponad 0,4 miliona złotych, co jest zbliżone do poziomu światowego. Jeszcze 2 lata wcześniej, deklaracje dotyczące strat były niższe (43% firm zgłaszało straty powyżej 0,4 mln zł).
Przyczyny nadużyć
Z raportu PwC wynika, że 63% nadużyć zostało popełnionych przez osoby wewnętrzne firmy, w porównaniu do 55% sprzed dwóch lat. Ponadto, 60% nadużyć wewnętrznych było wynikiem działań przedstawicieli kadry kierowniczej.
Dlaczego ryzyko nadużycia jest tak powszechne w Polsce?
Niestety, wielu polskich menadżerów (przedsiębiorców i kierowników jednostek publicznych) ma tendencję do reagowania na problemy dopiero wtedy, gdy już się pojawią, zamiast działać prewencyjnie. Często są przekonani, że problemy związane z nadużyciami ich nie dotyczą, i wierzą, że wszyscy w ich organizacji są uczciwi. Wielu nawet nie rozważa możliwości, że nadużycia, oszustwa lub kradzieże mogą mieć miejsce w ich firmie czy urzędzie. To brak świadomości ryzyka i mechanizmów zapobiegawczych.
Nadmierne zaufanie?
Zaufanie jest ważną wartością, ale nie zawsze można mu ślepo ufać. W życiu zdarzają się osoby, które nadużywają tego zaufania i chcą czerpać z niego korzyści na nielegalnych działaniach, jednocześnie szkodząc innym. Dlatego, mimo że wierzymy, że wszyscy wokół nas są godni zaufania, nie możemy zapominać o istnieniu ryzyka nadużycia.
Teoria Donalda Cressey’a
znana jako “Trójkąt Nadużycia”, wyjaśnia, dlaczego niektórzy ludzie są zdolni do nadużyć. Identyfikuje ona trzy kluczowe pojęcia: presja, okazja i racjonalizacja.
- Presja stanowi motywację do nieuczciwego działania i może przybierać różne formy, jak potrzeba pieniędzy, spłacenie długu, lub konflikt rodzinny.
- Kiedy występuje motywacja (presja), osoba zaczyna szukać okazji do popełnienia przestępstwa. Okazje często pojawiają się tam, gdzie pracownicy mają dużą swobodę działania lub w miejscach, które pracodawca rzadko kontroluje.
- Racjonalizacja to zdolność oszusta do usprawiedliwienia swojego nieuczciwego zachowania. Kultura organizacyjna może wpływać na to, np. poprzez przekonania typu “inni też tak robią” lub minimalizowanie szkody wyrządzonej firmie.
Wprowadzanie procedur zapobiegawczych
Przygotowanie i wdrożenie polityki, procedur oraz regulaminów mających na celu przeciwdziałanie ryzyku nadużycia w organizacji stanowi istotny krok, jednak to samo w sobie nie wystarcza. Niezbędne jest także faktyczne egzekwowanie tych mechanizmów kontrolnych oraz ich systematyczne monitorowanie.
Brak odpowiedniego nadzoru ze strony kierownictwa urzędu czy właściciela firmy otwiera przed osobami kadrą zarządzającą organizacji czy firmy pole do swobodnego dysponowania jej aktywami, co tworzy sprzyjające warunki do popełniania nadużyć. Jak pokazują wcześniej cytowane badania PwC, to często kadra menadżerska stanowi głównych sprawców nadużyć.
Czy możliwe jest efektywne zarządzanie ryzykiem nadużycia?
Tak, skuteczne zarządzanie ryzykiem nadużycia jest możliwe, ale wymaga inwestycji w odpowiednie procedury, mechanizmy zabezpieczające, cykliczne przeglądy, audyty wewnętrzne oraz audyty śledcze w obszarach o największym ryzyku.
Kluczowym czynnikiem jest przede wszystkim świadomość ze strony kierownictwa oraz konsekwentne egzekwowanie stosowania wprowadzonych mechanizmów kontrolnych i zapobiegawczych. Te procedury muszą być skuteczne i dynamiczne.
Jak zatem zacząć działać ?
Pierwszym i podstawowym elementem zadbania o bezpieczeństwo firmy jest wprowadzenie zarządzania ryzykiem nadużyć. Pozwala ono na uświadomienie organizacji, gdzie mogą pojawić się zagrożenia. Obejmuje stworzenie całego systemu zarządzania ryzykiem, określenie obszarów zagrożonych nadużyciami, bieżące ich monitorowanie i kontrolę oraz raportowanie i reakcję na ryzyko.
Kolejnym elementem jest wprowadzenie mechanizmów zabezpieczających. Obejmują one procedury i mechanizmy zarządzania ryzykiem, regularne przeglądy, whistleblowing, audyty wewnętrzne oraz audyty śledcze w obszarach obarczonych największym ryzykiem.
Konsekwencją dwóch powyższych elementów jest wprowadzenie zasad reakcji na wykryte nadużycia. Jest to czas na stawienie czoła problemom oraz wzięcie za nie odpowiedzialności i wyciągnięcie konsekwencji. Obejmuje to zgromadzenie dowodów, postępowania wewnętrzne, zawiadomienia do organów ścigania.
Z pomocą przychodzi audyt śledczy
Podejrzenia, pojawiające się sygnały a nawet rzetelna identyfikacja istniejącego ryzyka oszustw, korupcji lub ujawnienia poufnych informacji w organizacji stanowią sygnał do podjęcia audytu śledczego, zwłaszcza w sferze finansowej.
Jednak nie każdy jest w stanie skutecznie przeprowadzić tego rodzaju proces, szczególni. Przeprowadzenie takiego audytu w organizacji wymaga rozległych kompetencji i umiejętności w obszarach kontroli, księgowości, finansów, analizy danych, rozumienia aktów prawnych.
Przede wszystkim jednak wymaga od audytora zdolności myślenia przyczynowo-skutkowego oraz umiejętności trafnego łączenia informacji pochodzących z różnych źródeł.
I pomimo tego, że w Polsce coraz więcej uczelni kształci audytorów śledczych, nie jest to wystarczające dla kogoś, kto nie posiada rzetelnej praktyki w powyższych obszarach.
Obszary objęte wsparciem audytu śledczego
- Audyt śledczy prewencyjny – identyfikujący obszary ryzyka w organizacji oraz ustalenie stopnia ryzyka.
- Audyt ryzyka udzielania oraz wydatkowania dotacji niezgodnie z kryterium gospodarności.
- Audyt śledczy jako postępowanie wyjaśniające po otrzymaniu zgłoszenia od sygnalistów.
- Audyt śledczy dochodzeniowy dotyczący podejrzeń o dokonanie nadużycia.
- Weryfikacja powiązań pomiędzy pracownikami a kontrahentami lub firmami konkurencyjnymi.
- Weryfikacja działań wspólników, zarządu lub menadżerów.
- Weryfikacja działań księgowości.
- Audyt śledczy przepływów na rachunkach bankowych dokonywanych z podmiotami powiązanymi.
- Analiza danych finansowych lub dokumentów źródłowych pod kątem fałszowania lub manipulacji danymi.
- Audyt śledczy dotyczący nadużyć związanych z upadłością i bankructwem.
- Analizy śledcze dla organów ścigania oraz sądów.
- Analizy śledcze dla celów postępowania sądowego niezależnego eksperta.
Podsumowanie
Ryzyko nadużycia to rzeczywisty problem, który może dotknąć każdą mała czy duża organizację lub firmę. Niemniej jednak, istnieją skuteczne środki zaradcze w postaci odpowiednich procedur, audytów śledczych i monitorowania, które pomagają organizacjom radzić sobie z tym ryzykiem.
Kluczowym jest działanie przed pojawieniem się poważnego problemu. Audyty śledcze stanowią istotne narzędzie, które pozwala na identyfikację i zrozumienie potencjalnych zagrożeń, co w konsekwencji umożliwia bardziej efektywne zarządzanie ryzykiem nadużycia.
Warto inwestować w te praktyki, aby chronić interesy firmy i uniknąć poważnych kłopotów w przyszłości.
Mamy nadzieję, że artykuł ten przybliżył Państwu tematykę audytu śledczego.
Zapraszam do kontaktu kierowników jednostek, zarządy spółek, przedsiębiorców jak również audytorów wewnętrznych.
Ryzyko nadużycia staje się coraz bardziej realnym zagrożeniem zarówno dla polskich przedsiębiorców, jak i instytucji publicznych, gdzie publiczne środki stają się atrakcyjnym …
Zarządzanie przedsiębiorstwem (firmą) w dobie dynamicznie rozwijającej się cyfryzacji stanowi coraz większe wyzwanie. Większość informacji powstaje w formie elektronicznej, a „papier” staje …
Dziś w ramach serii porad dla samorządów, chcieliśmy poruszyć temat zakresu zadań, które gminy przydzielają do realizacji instytucjom kultury. Czy tematy kultury …
W naszej praktyce zawodowej w pracy z gminami często spotykamy się z problemami dotyczącymi właściwego przekazywania i rozliczania dotacji podmiotowych przeznaczonych dla …
Każdy z nas na pewno chociaż raz dostał maila, który nie wzbudzał podejrzeń i dopiero po sprawdzeniu adresu, z którego został wysłany, …
Ostatnio dużo słyszymy o zasadzie czystego ekranu oraz biurka ale w jaki sposób mamy je stosować? Zapewne dobrze wiecie, że nie chodzi …
Czy kiedykolwiek zadawałeś sobie pytania:Czy moje hasło jest bezpieczne? Czy odpowiednio je przechowuję? Co się stanie gdy, ktoś złamie moje hasło?W dobie …
Do zadań każdego przedsiębiorcy należy zagwarantowanie najwyższego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych oraz tajemnicy przedsiębiorstwa. Podczas audytów mamy okazję sprawdzić w jaki sposób …
Czy kiedykolwiek przez Twoją książkę adresową lub literówkę zdarzyło Ci się wysłać e-mail do nieodpowiedniej osoby? Wiele osób borykało się z takim …