W świecie finansów publicznych w Polsce, obserwujemy obecnie intensywny rozwój działań mających na celu weryfikację poprawności wydatkowania środków publicznych. W ramach tych …
W świecie finansów publicznych w Polsce, obserwujemy obecnie intensywny rozwój działań mających na celu weryfikację poprawności wydatkowania środków publicznych. W ramach tych działań rozpoczęły się pierwsze audyty otwarcia, które ujawniają pierwsze nieprawidłowości.
W związku z tym, warto przyjrzeć się bliżej roli audytu otwarcia i audytu nadużyć, ponieważ pomagają one zidentyfikować i eliminować potencjalne zagrożenia w obszarze finansów publicznych.
Czym jest audyt otwarcia w administracji publicznej?
Audyt otwarcia stanowi swoiste rozpoznanie sytuacji, umożliwiając kierownikowi jednostki zrozumienie aktualnego stanu rzeczy. Pozwala także na identyfikację największych zagrożeń, z którymi nowe kierownictwo musi się zmierzyć po objęciu stanowiska. Jest to istotne, ponieważ pozwala uniknąć potencjalnych problemów i błędów popełnionych przez poprzednią kadrę zarządzającą.
Istnieje przekonanie, że rzetelny i kompleksowy przegląd całej jednostki w krótkim czasie, jest praktycznie niemożliwy do zrealizowania. Podejście to jest poniekąd słuszne, gdyż taki audyt mógłby być ogólnikowy i nie dostarczyłby pełnego obrazu sytuacji. Jednak często wykonywane tzw. „kompleksowe” audyty otwarcia, sprowadzają się do przeglądu procedur obowiązujących w danej organizacji, z których de facto nic konkretnego nie wynika.
Innym podejściem do przeprowadzenia audytu otwarcia jest skoncentrowanie się na audycie ryzyka. W tym konkretnym przypadku decydujemy, jakiego rodzaju ryzyko chcielibyśmy zbadać.
W kontekście jednostki administracji publicznej, zarówno minister, dyrektor generalny jak i kierownik, mogą zainteresować się różnymi aspektami ryzyka.
Niewątpliwie jednym z kluczowych obszarów w administracji publicznej, narażonym na ogromne ryzyko nadużyć, jest obszar wydatkowania środków publicznych.
Co to właściwie są nadużycia?
Najprościej ujmując, nadużycia można określić jako działania lub postępowania, które naruszają prawo, zasady etyczne lub politykę danej instytucji publicznej. Mogą to być nieprawidłowości, nieuczciwości lub inne praktyki niezgodne z normami postępowania. Nadużycia obejmują różne formy, takie jak korupcja, nepotyzm, nadużycia w wydawaniu publicznych środków, czy wykorzystywanie władzy w sprzeczny z prawem sposób.
Natomiast nadużycie finansowe, czyli nadużycia w wydawaniu środków publicznych (zgodnie z definicją Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych – OLAF), jest celowym oszustwem, mającym na celu osiągnięcie prywatnych korzyści lub wyrządzenia szkody drugiej stronie.
Czym się charakteryzuje audyt ryzyka nadużyć?
Audyt ryzyka nadużyć skupia się głównie na wykrywaniu przez audytora śledczego potencjalnych zagrożeń o charakterze karnym. Obejmuje przede wszystkim ryzyko naruszenia prawa, oszustwa, niegospodarności czy brak celowości w wydawaniu środków, w kontekście nadużycia uprawnień lub zaniedbania obowiązków przez funkcjonariusza publicznego, działania na szkodę interesu publicznego lub prywatnego, wyrządzanie szkód lub zaniechanie wypełnienia obowiązku. Ponadto, skupia się na czynach stanowiących naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
W kontekście metodologii prowadzenia audytów, istnieje wyraźna różnica między audytem wewnętrznym a audytem ryzyka nadużyć. W przeciwieństwie do audytu ryzyka nadużyć, audyt wewnętrzny nie skupia się przede wszystkim na konkretnych zarzutach dotyczących nadużyć. Jego nacisk kieruje się raczej na ocenę konkretnych procesów zapewniających skuteczną realizację kontroli zarządczej, a jego głównym zadaniem jest niezależna weryfikacja zgodności działań organizacji z obowiązującymi przepisami, ogólnymi zasadami, standardami oraz wewnętrznymi procedurami.
Jakie korzyści może przynieść kierownikowi jednostki wybór audytu ryzyka nadużyć jako formy audytu otwarcia?
Korzyści z przeprowadzenia audytu otwarcia w formie audytu ryzyka nadużyć są nieocenione dla kierownika jednostki, który objął stanowisko. Audyt ten może dostarczyć szeregu informacji oraz narzędzi do zarządzania organizacją.
- Audyt ryzyka nadużyć umożliwia dokładną identyfikację potencjalnych zagrożeń i obszarów, w których może wystąpić nadużycie. Taka analiza pozwala na wczesne rozpoznanie problemów i podejmowanie działań zapobiegawczych, co przyczynia się do zminimalizowania ryzyka finansowego i karnego.
- Przeprowadzenie audytu ryzyka nadużyć pozwala również kierownikowi jednostki uzyskać informacje dotyczące obszarów, w których mogły być dokonywane wydatki niezgodnie z prawem. To umożliwia, na dalszym etapie, podjęcie działań mających na celu wykrycie skali nadużycia oraz identyfikację osób odpowiedzialnych.
- Audyt ryzyka nadużyć pozwoli ocenić skuteczność istniejących procesów kontroli i zidentyfikować obszary wymagające ulepszeń. Poprawa procedur i implementacja skuteczniejszych mechanizmów kontroli zarządczej przyczyniają się do gospodarnego, efektywnego i celowego wydatkowania środków publicznych, minimalizując jednocześnie ryzyko odpowiedzialności (również karnej) dla obecnego kierownika jednostki.
Najczęstsze nadużycia występujące w administracji publicznej
W celu zobrazowania skali i wagi problemu występującego w administracji, przedstawię najczęściej spotykane przez audytorów śledczych nadużycia w administracji publicznej. To moja indywidualna lista, oparta na sprawach i audytach przeprowadzonych przez mnie i mój zespół w ostatnich latach.
Są to:
- Wypłata fikcyjnych wynagrodzeń
- Nieuzasadnione wypłaty dodatków zadaniowych oraz nagród
- Brak w urzędzie środków trwałych zakupionych za publiczne środki finansowe
- Nieuzasadnione wypłaty wynagrodzeń dla ekspertów oraz pracowników zatrudnionych na umowy cywilno-prawne
- Nieracjonalne oraz niecelowe wydatkowanie środków budżetowych obejmujące tzw. wydatki poza zakresem ustawy Prawo zamówień publicznych
- Wyprowadzanie środków finansowych na konto pracowników
- Manipulacje w kasie gotówkowej.
Sytuacje, jakie przedstawiłam powyżej, stanowią najczęściej proceder trwający w organizacji przez dłuższy czas. Niejednokrotnie zdarza się, że taki proceder utrzymuje się latami, a jego wykrycie ma miejsce przypadkowo.
Kiedy więc wybrać audyt ryzyka nadużyć?
W zarządzaniu polską administracją publiczną, niestety nie ugruntowało się jeszcze prewencyjne podejście do nadużyć. Dlatego też decyzja dotycząca wyboru formy audytu otwarcia, stanowi kluczową kwestię dla nowej kadry zarządzającej.
Decydując się na formę audytu otwarcia, należy przede wszystkim zdawać sobie sprawę, że pełniąc stanowisko zarządcze, każdy kierownik jednostki ponosi ryzyko odpowiedzialności karnej za ewentualne nadużycia w swoim urzędzie, nawet jeśli nie był świadomy ich istnienia. Niemniej jednak, jeśli kierownik jednostki podejmie działania w celu zapobieżenia potencjalnym nadużyciom i wprowadzi skuteczne mechanizmy kontroli, będzie to oznaczało, że dopełnił należytych starań, aby im zapobiec.
Dlatego też, każdy kierownik jednostki, niezależnie od tego, czy kieruje urzędem administracji rządowej na szczeblu centralnym, wojewódzkim czy powiatowym, powinien posiadać szczegółową wiedzę na temat sposobów przeciwdziałania nadużyciom. Jest to wiedza niezbędna, aby uniknąć potencjalnej odpowiedzialności prawnej w przyszłości, gdyż okres przedawnienia karalności wynosi od 5 do 15 lat, w zależności od rodzaju czynów niegospodarności.
Pełniąc funkcję biegłego sądowego z ekonomii śledczej, przy trzech Sądach Okręgowych w Polsce, mam doskonały przegląd spraw karnych dotyczących defraudacji środków publicznych.
Niestety, przypadki te tylko potwierdzają brak świadomości oraz podejścia do zarządzania finansami publicznymi w “sposób reakcyjny”, a nie prewencyjny. Oznacza to podejście, które skupia się na działaniach podejmowanych w odpowiedzi na już zaistniałe sytuacje, problemy lub nadużycia.
W przeciwieństwie do tego, “sposób prewencyjny” odnosi się do podejścia, które skupia się na zapobieganiu problemom i podejmuje działania mające na celu minimalizowanie ryzyka ich wystąpienia przed ich zaistnieniem, np. poprzez audyt ryzyka nadużyć.
Jako ekspert ds. audytu ryzyka nadużyć oraz audytor śledczy, zachęcam do podejścia prewencyjnego.
Zainteresowanych, zapraszam na Konsultacje w zakresie audytu otwarcia jednostki administracji publicznej.
Kliknij poniżej i dowiedz się więcej na temat Konsultacji z audytorem śledczym
Ryzyko nadużycia staje się coraz bardziej realnym zagrożeniem zarówno dla polskich przedsiębiorców, jak i instytucji publicznych, gdzie publiczne środki stają się atrakcyjnym …
Zarządzanie przedsiębiorstwem (firmą) w dobie dynamicznie rozwijającej się cyfryzacji stanowi coraz większe wyzwanie. Większość informacji powstaje w formie elektronicznej, a „papier” staje …
Dziś w ramach serii porad dla samorządów, chcieliśmy poruszyć temat zakresu zadań, które gminy przydzielają do realizacji instytucjom kultury. Czy tematy kultury …
W naszej praktyce zawodowej w pracy z gminami często spotykamy się z problemami dotyczącymi właściwego przekazywania i rozliczania dotacji podmiotowych przeznaczonych dla …
Każdy z nas na pewno chociaż raz dostał maila, który nie wzbudzał podejrzeń i dopiero po sprawdzeniu adresu, z którego został wysłany, …
Ostatnio dużo słyszymy o zasadzie czystego ekranu oraz biurka ale w jaki sposób mamy je stosować? Zapewne dobrze wiecie, że nie chodzi …
Czy kiedykolwiek zadawałeś sobie pytania:Czy moje hasło jest bezpieczne? Czy odpowiednio je przechowuję? Co się stanie gdy, ktoś złamie moje hasło?W dobie …
Do zadań każdego przedsiębiorcy należy zagwarantowanie najwyższego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych oraz tajemnicy przedsiębiorstwa. Podczas audytów mamy okazję sprawdzić w jaki sposób …
Czy kiedykolwiek przez Twoją książkę adresową lub literówkę zdarzyło Ci się wysłać e-mail do nieodpowiedniej osoby? Wiele osób borykało się z takim …