W świecie finansów publicznych w Polsce, obserwujemy obecnie intensywny rozwój działań mających na celu weryfikację poprawności wydatkowania środków publicznych. W ramach tych …
Zarządzanie przedsiębiorstwem (firmą) w dobie dynamicznie rozwijającej się cyfryzacji stanowi coraz większe wyzwanie. Większość informacji powstaje w formie elektronicznej, a „papier” staje się jedynie jej niezbędnym uzupełnieniem.
Korespondencja mailowa, komunikatory, wiadomości głosowe, dokumentacja finansowa, umowy, przelewy oraz inne operacje finansowe w ponad 90 % powstają w formie elektronicznej, co zdecydowanie utrudnia zarządzanie informacją w firmie, a kontrola nad tymi informacjami, nieuprawnionym wypływem czy też wykorzystaniem, staje się coraz trudniejsza.
Czy będąc przedsiębiorcą zgadzasz się na nadużycia i nieprawidłowości u siebie?
Przy tak ogromnej i stale narastającej ilości informacji w płaszczyźnie cyfrowej coraz trudniej jest sprawować kontrolę nad tym, co dzieje się w naszych firmach i wymaga to od właścicieli coraz większych nakładów czasu. Cyfryzacja otwiera drzwi potencjalnym sprawcom znajdującym się w naszych organizacjach do dokonywania coraz częstszych nadużyć, gdyż wydaje im się, że ich nieuczciwe działania nie będą widoczne w takim gąszczu informacji.
Z opublikowanych w 2018 r. przez PWC badań wynika, że 50% polskich przedsiębiorców przyznaje, że doświadczyło nadużyć w ciągu ostatnich dwóch lat. Z czego aż 55% tych nadużyć zostało popełnionych przez osoby z firmy. Oznacza to, że co druga firma w Polsce jest ofiarą nadużyć, a w co drugie nadużycie jest wynikiem nieuczciwych działań pracowników tych firm.
Te zatrważające statystki skłaniają do refleksji, jak zapobiegać takim działaniom, jak wykryć je szybko i skutecznie w gąszczu informacji rozproszonych w naszych firmach. A co najistotniejsze jak to zrealizować, aby ponieść jak najmniejszą stratę.
Nawet w sytuacji, kiedy organizacja posiada komórkę audytu wewnętrznego bądź kontroli wewnętrznej, bez wsparcia tradycyjnych metod audytu nowoczesnymi narzędziami bądź metodami, istnieje mała szansa na wykrycie przez audytorów czy kontrolerów poważnych nadużyć w firmie.
Co może ograniczyć skuteczność procesów audytu wewnętrznego i jak temu zapobiec?
Metody i narzędzia jakimi posługują się audytorzy wewnętrzni jak i zewnętrzni podczas przeprowadzania audytów w polskich firmach, oparte są najczęściej na tradycyjnych sposobach analiz i pozyskiwania informacji. Badają oni głownie przestrzeganie procedur w organizacji, ustalają odchylenia od standardów w analizowanych procesach bądź sprawdzają pojedyncze nietypowe zdarzenia wymagające uwagi.
Metody te są jak najbardziej adekwatne do przeprowadzania audytów zgodności działania z przepisami bądź procedurami, audytów efektywności bądź gospodarności w przedsiębiorstwach. Jednak nie są już tak skuteczne w wykrywaniu nadużyć bądź fraudów, gdzie bardzo często mamy do czynienia z niestandardowymi działaniami oraz bardzo inteligentnymi mechanizmami nie pozostawiającymi „tradycyjnych” śladów a fraudy i nadużycia wykrywane są najczęściej przypadkowo. Warto więc rozważyć uzupełnienie pracy audytorów metodami i narzędziami adekwatnymi do systemowego wykrywania tego, co naprawdę dzieje się w firmie. W cyfrowym świecie nic nie ginie, zawsze pozostaje jakiś ślad, a kluczowe informacje dla wykrycia nadużyć mogą znajdować się w rozproszonych źródłach tj. wiadomościach e-mail, komunikacji cyfrowej lub w skasowanych plikach.
W tym miejscu należy zwrócić uwagę na fakt, że metodologia działania e-Discovery jest procesem wymagającym ale dokładnym, wymaga odpowiednich narzędzi programowych, infrastruktury oraz wiedzy ekspertów z różnych dziedzin. Dlatego skorzystanie z technologii e-Discovery jest niezastąpionym sposobem dla pozyskania informacji spośród wielomilionowych danych cyfrowych będących w posiadaniu firmy.
Skuteczne wykrywanie nadużyć - trafnie i szybko z wykorzystaniem e-Discovery.
Czym jest metoda badania eDiscovery w procesie wykrywania nadużyć? Można powiedzieć, że jest sposobem na poszukiwanie przysłowiowej „igły w stogu siana”. Ogólnie rzecz biorąc, e-Discovery to proces badawczy polegający na gromadzeniu informacji z komputerów, sieci, oprogramowania, sprzętu, komputerowych urządzeń peryferyjnych oraz każdego elementu zawierającego dane elektroniczne. Za pomocą odpowiedniego narzędzia informatycznego do analiz e-Discovery audytorzy mają możliwość przeprowadzenia takiego procesu, który pozwoli na zlokalizowanie, zgromadzenie i zorganizowanie istotnych informacji przechowywanych elektronicznie w firmie.
E-Discovery to proces, który obejmuje wiele etapów i wymaga bardzo dobrej współpracy audytorów z informatykiem, księgowym oraz radcą prawnym. Kluczowa, dla odniesienia sukcesu, jest również ścisła współpraca z zarządem bądź radą nadzorcza.
Efektem zastosowania oprogramowanie e-Discovery jest skrócenie czasu analizowania dokumentów oraz zminimalizowanie kosztów i zaangażowania zasobów firmy w celu uzyskania odpowiednich informacji jako danych wyjściowych. Oprogramowanie przeznaczone do analiz e-Discovery zapewnia lepszy i szybszy proces uzyskiwania wyników w porównaniu z tradycyjnym wykrywaniem „ręcznym”. Tradycyjne podejście do odkrywania zajmuje dużo czasu, pieniędzy i zasobów kadrowych na przetworzenie informacji i zebrania odpowiednich dowodów.
Przykład: W Firmie X podejrzewano nieuprawniony wypływ środków pieniężnych z jednego z działów zakupów do Kontrahenta Y, z którym od wielu lat współpracuje firma X.
Zarząd pozyskał tę informacje ze źródeł osobowych wewnętrznych oraz zarządził audyt audytorowi zatrudnionemu w tej firmie aby wyjaśnić sprawę. Audytor zbadał dokumentację dotyczącą kontrahenta Y w ostatnich kilku miesiącach na próbie 50%, mimo to tradycyjna metoda badania zamówień, faktur, transakcji płatniczych nie wykazała żadnych nieprawidłowości. Wszystkie dokumenty zostały prawidłowo sporządzone, płatności dokonane w określonych umowami terminach oraz na odpowiednie rachunki bankowe kontrahenta, wszystko zgodnie z zawartymi umowami oraz procedurami obowiązującymi w Firmie X. Pomimo rzetelnie przeprowadzonego audytu, audytor nie miał podstaw do jakichkolwiek wątpliwości dotyczących zaistnienia potencjalnego nadużycia.
Jednak Zarządowi Firmy X nie dawała ta sprawa spokoju i zatrudnił zewnętrznych audytorów śledczych w celu rozwiania wszelkich wątpliwości. Na zlecenie Zarządu audytorzy śledczy przy współpracy z informatykami śledczymi dokonali analizy informacji elektronicznych znajdujących się na komputerach, telefonach i innych urządzeniach pracowników działu zakupu, w którym rzekomo miało miejsce nadużycie. Audytorzy posiłkując się wywiadami z pracownikami, zastosowali metodę wyszukiwania informacji wg słów kluczowych w wielomilionowym gąszczu cyfrowych zapisów z wykorzystaniem w tym procesie metody oraz narzędzi e-Discovery. Następnie powiązali te informacje z innymi ważnymi zdarzeniami mającymi miejsce w Firmie X oraz z wcześniej sprawdzaną przez audytora wewnętrznego dokumentacją dotyczącą Kontrahenta Y. Co wykazała analiza? Dwóch pracowników Firmy X od kilku miesięcy było w zażyłym kontakcie z pracownikiem działu sprzedaży Kontrahenta Y, który regularnie dokonywał fikcyjnych zamówień w Firmie X, za które pracownicy Firmy X dokonywali płatności. W wyniku ich działań z Firmy X wypłynęło ok. 400 tys. zł. Wcześniejsze wykrycie tego procederu przez audytorów wykorzystujących jedynie tradycyjne metody audytu przy ograniczonym czasie, było bardzo mało prawdopodobne, gdyż osoby dokonujące oszustwa doskonale znały zasady i procedury obowiązujące w Firmie X i dobrze wiedziały jak zacierać ślady i przygotowywać dokumentację nie budzącą podejrzeń.
Natychmiastowa informacja dla audytorów, prawników, menadżerów, zarządów i rad nadzorczych.
Obecny stopień cyfryzacji współczesnych polskich firm będzie wpływał na zwiększenie skali korzystania z usług e-Discovery w naszym kraju. Dlaczego? Ponieważ:
- elektroniczne wykrywanie informacji jest ogromnym wyzwaniem oraz szansą dla menadżerów, zarządów oraz rad nadzorczych polskich firm do sprawowania przez nich skutecznego i efektywnego nadzoru oraz kontroli, a do tego potrzebna jest szybka i wiarygodna informacja;
- wykorzystanie metod e-Discovery jest coraz częściej przydatne w toczących się postępowaniach sądowych, jako wsparcie dla prawników w poszukiwaniu ewentualnych dowodów lub innych dokumentów istotnych dla sprawy;
- metoda e-Discovery może być również wykorzystywana do sprawowania nadzoru przez zarząd firmy nad rozproszonymi terytorialne oddziałami lub też podległymi spółkami czy innymi podmiotami;
- jest także niezastąpiona dla audytorów i może być doskonałym uzupełnieniem dotychczasowych metod stosowanych w audycie.
W Stanach Zjednoczonych od wielu lat posiadanie, w określonych rodzajach firm, polityki zarządzania informacją e-Discovery jest obowiązkowe. Wynika to z wprowadzenia szeregu przepisów związanych z koniecznością tworzenia dokumentacji i sposobów raportowania oraz prowadzenia działań nadzorczych przez odpowiednie organy.
Krótko mówiąc, e-Discovery umożliwia wyszukanie dokumentów znajdujących się w dużych nieustrukturyzowanych zbiorach danych nawet wtedy, kiedy nie wiemy jak te dokumenty wyglądają ani ile ich jest. Technologia ta umożliwia zarówno wyszukanie pojedynczego zdarzenia, jak również pozwala dokonać analizy zdarzań na linii czasu łącząc ze sobą informacje pochodzące z różnych źródeł. Dzięki temu nie rzadko zapewnia niezbędne informacje do podejmowania ważnych decyzji w organizacjach jednocześnie eliminując czasochłonny proces ręcznego przeglądania dokumentów.
Inne możliwości zastosowania e-Discovery.
Znane i skutecznie wykorzystywane w świecie metody stają się coraz bardziej doceniane również w Polsce. Jedną z nich jest opisana w niniejszym artykule analiza danych metodą e-Discovery, która stopniowo rozwija się i zdobywa nowych zwolenników w naszym kraju.
Najczęściej sięgają po nią śledczy w postępowaniach gospodarczych, w ograniczonym zakresie niektóre instytucje kontroli podczas postępowań kontrolnych, jak również duże kancelarie prawne w zakresie przygotowania materiału dowodowego dla prowadzonych przez nie postępowań sądowych.
Niewątpliwie jest to metoda, która odpowiednio zaimplementowana i stosowana w określonych rodzajach instytucji, takich jak: instytucje z szeroko pojętego wymiaru sprawiedliwości, sprawujące ustawowy nadzór nad Spółkami Skarbu Państwa czy instytucje w obszaru ochrony zdrowia mogła by przynieść wiele wymiernych korzyści. Przykładowo korzyścią taką może być zmniejszenie kosztów prowadzonych spraw dzięki skróceniu czasu trwania postępowań, skróceniu czasu analizy materiału przez biegłych itp.
Polska staje się krajem coraz bardziej rozwiniętym społecznie i gospodarczo, w którym korzystanie z nowoczesnych technologii cyfrowych w rożnych dziedzinach gospodarki oraz życia publicznego staje się normą. W obszarze wykrywania nadużyć i fraudów w firmach, wykrywania przestępstw gospodarczych jak również sprawowania skutecznej kontroli i nadzoru, zauważalny jest trend wskazujący na wzrost zamawianych usług analiz, doradztwa i audytu z wykorzystaniem metody eDiscovery, co zapewne wkrótce stanie się również normą. Audytorzy i analitycy Audit4You od kilku lat z powodzeniem wspierają swoich klientów wykorzystując metodę e-Discovery w codziennej swojej pracy.
Prawa autorskie zastrzeżone, zgoda autora na publikację artykułu wyłącznie w Credit Manager Magazine.
Jeśli chcesz pobrać artykuł, kliknij w link poniżej.
Jeśli macie Państwo jakieś dodatkowe pytania w tym temacie, zapraszamy do kontaktu.
Ryzyko nadużycia staje się coraz bardziej realnym zagrożeniem zarówno dla polskich przedsiębiorców, jak i instytucji publicznych, gdzie publiczne środki stają się atrakcyjnym …
Zarządzanie przedsiębiorstwem (firmą) w dobie dynamicznie rozwijającej się cyfryzacji stanowi coraz większe wyzwanie. Większość informacji powstaje w formie elektronicznej, a „papier” staje …
Dziś w ramach serii porad dla samorządów, chcieliśmy poruszyć temat zakresu zadań, które gminy przydzielają do realizacji instytucjom kultury. Czy tematy kultury …
W naszej praktyce zawodowej w pracy z gminami często spotykamy się z problemami dotyczącymi właściwego przekazywania i rozliczania dotacji podmiotowych przeznaczonych dla …
Każdy z nas na pewno chociaż raz dostał maila, który nie wzbudzał podejrzeń i dopiero po sprawdzeniu adresu, z którego został wysłany, …
Ostatnio dużo słyszymy o zasadzie czystego ekranu oraz biurka ale w jaki sposób mamy je stosować? Zapewne dobrze wiecie, że nie chodzi …
Czy kiedykolwiek zadawałeś sobie pytania:Czy moje hasło jest bezpieczne? Czy odpowiednio je przechowuję? Co się stanie gdy, ktoś złamie moje hasło?W dobie …
Do zadań każdego przedsiębiorcy należy zagwarantowanie najwyższego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych oraz tajemnicy przedsiębiorstwa. Podczas audytów mamy okazję sprawdzić w jaki sposób …
Czy kiedykolwiek przez Twoją książkę adresową lub literówkę zdarzyło Ci się wysłać e-mail do nieodpowiedniej osoby? Wiele osób borykało się z takim …